ORGANIZACIJA

7 načina kako da ostaneš organizovana

Nevena Čkonjević, Politikolog i Marketar

27. Februar 2017.

Verujem da se često zapitaš: “Zašto dan ne traje 36 sati?”. Toliko toga je za uraditi – završiti poslovne zadatke, popiti kafu sa drugaricom, kupiti nov par cipela, nalakirati nokte… Isti problem sam i sama mučila dok nisam shvatila da je ključ mog ličnog uspeha upravo dobra organizacija.

Nažalost, vreme je jedina stvar koju ne možemo da vratimo unazad, i upravo zato je važno znati na prvi način iskoristiti svaki momenat koji imamo kako bi stigle i da završimo posao koji imamo, čujemo najnovije tračeve i stavimo maske na lice.

Između obaveza koje imamo i uzaludno potrošenog vremena najviše trpimo mi same, jer skraćujemo vreme koje bi trebalo da posvetimo sebi. A to se, kad-tad, odrazi i na našu lepotu.

Organizacija: 7 načina kako da ostaneš organizovana

PUkoliko si nam se tek pridružila ne zaboravi da istražiš sve o organizaciji  ovde

Do sada smo te već savetovale kako da napišeš svoj blog, kako da uzmeš stvar u svoje ruke i svoje ideje pretvoriš u biznis ili zašto moraš imati biznis profil na društvenim mrežama, pa je red da ti predložimo i par realnih trikova kako da organizuješ svoje vreme i obaveze na najbolji mogući način.

Kada moji prijatelji budu čitali ovaj post verovatno će uz osmeh misliti kako jedna, po prirodi ne baš toliko organizovana osoba (posao se ne računa) može ljudima da deli savete kako da organizuju svoj život. 🙂

Upravo to je ono zbog čega i želim da pričam sa vama o ovoj temi! Kada se boriš sa organizacijom i time da završiš svoje obaveze na vreme, treba ti savet od nekog ko se kao i ti bori. Ne od nekog ko je rođen sa tim da ume sve svoje poslove da stavi pod konac. Takve osobe drže stvari u svojim rukama čvrsto, ali mi, “svakodnevne devojke” koje se bore da pojedu nešto dok ljuljaju bebu/pišu post/plaćaju račune/lakiraju nokte moramo o tome malo i da se posavetujemo.

Ako je meni pošlo za rukom da sredim svoje navike, veruj mi i tebi će. Doduše, neke stvari sam usvojila, na nekima još uvek radim, ali volja da iskoristim svaki trenutak na pravi način je pobedila. Sada postižem sve u 24 sata.

I ne, ne pokušavam da izmislim toplu vodu, samo sam izdvojila neke od najboljih načina da se konačno oslobodiš stresova zbog uzaludno izgubljenog vremena. 🙂

1. Napravi liste zadataka (to do list)

To do liste su spasioci. Prvo, ne kaže naš narod “Pametan piše…”. Drugo, kad imaš sve ispred sebe znaš tačno šta je to što treba da radiš i lakše ti je da skreneš misli sa Facebook-a i konačno prioneš na odrađivanje istih.

Svako jutro, ili ako ti je lakše i veče pre, napravi sebi listu obaveza za taj dan. Možeš da je odštampaš, napišeš na papiru, ubaciš u planer, upišeš u telefon – izbor je na tebi.

Najvažnije pravilo kod pravljenja “to do” liste je da one budu realne.

Ne stavljaj na listu obaveze koje fizički i vremenski ne možeš da obaviš. Najpre zbog toga što ćeš osećati neuspeh jer nisi uspela da završiš planirano. Nasuprot tome, sa realnim zadacima, lako ćeš uspeti da ih završiš na vreme, te će ti biti lakše i sa sutrašnjim zadacima da se izboriš.

“Put yourself at the top of your to do list every single day and the rest will fall into place!”

2. Odredi prioritete

Čak i sa listom zadataka neretko će se desiti da ti nešto nepredviđeno oduzme značajan deo dana. Ili da neka obaveza oduzme više vremena nego što je bilo planirano. Desiće se da kraj dana dočekaš sa obavljene dve od četiri planirane obaveze.

Da, važno je koje su to dve od četiri obaveze ispunjene. Zbog toga treba odrediti prioritete.

Odvoj važne obaveze od onih manje važnih i najpre kreni se njima.

Što pre završiš sa važnijim obavezama osećaćeš se rasterećenije. Na kraju dana, ukoliko nisi sve završila, lakše obaveze (najšečće i najbrže) neće ti praviti toliki problem da ih završiš narednog dana.

Ako ti je važnije da završiš neki projekat, radi na tome, odgovaranje na mail-ove može da sačeka prvi slobodan minut

3. Koristi planere

Planeri su spasioci nas neorganizovanih cura. Bilo da ih kreiraš sama, downloaduješ sa interneta ili kupiš već gotove, ako ih do sada nisi koristila, sad je momenat da to učiniš.

Često sam haos nastaje zato što pokušavamo da odradimo previše stvari odjednom, ali još veći problem nastaje kada pokušavamo svih tih stvari da se setimo.

Iscrpljujuće je, troši previše mentalne energije. Zašto bismo gubili vreme na podsećanje i prisećanje, kada sve to možemo imati na jednom mestu – u planeru. Pa tako u situacijama kada od silnih obaveza zaboraviš i kako se zoveš, tvoj planer neće. Iako možda na prvi pogled ti to ne osećaš, u tvojoj glavi je to značajna razlika. Zvuči sjajno, zar ne?

Pri popunjavanju planera trudi se da budeš što detaljnija, jer što više stvari upišeš manje ćeš njih morati da pamtiš.

Kada popunjavaš planer koristi se pravilom o prioritetima, pa tako i zadatke koje tamo upisuješ razvrstaj na jako važne, važne i manje važne.

Možeš da ih razdvojiš tako što ćeš, npr. svaku kategoriju obojiti različitom bojom. Pa tako najvažnije obaveze obeleži crvenom bojom, a one manje važne zelenom. Svaki put kad pogledaš u svoj planer znaćeš šta je tvoj prioritet za taj momenat.

Ukoliko si više osoba za papir i olovku, onda ti svakko preporučujemo planere koje nam donosi Marija iz Uredjeni Haos. 🙂 Nije tajna da je upravo Marija naša inspiracija za ovaj kutak na blogu, i da ceo ŽPK tim ostaje na vrhu svojih zadataka u ludim danima upravo zahvaljujući njenim planerima.

4. Koristi mobilne aplikacije

Šta je to bez čega ne možemo da zamislimo naš dan, ni na poslu, ni u privatnom životu? Naravno, mobilni telefon!

Ali, naši moderni telefoni su mnogo više nego aparati za Facebook i selfie. Postoji veliki broj mobilnih aplikacija napravljenih upravo u te svrhe, a na tebi je samo da se odlučiš koja ti najviše odgovara.

Evernote je aplikacija u kojoj lako možeš da pišeš sebi beleške, praviš “to do” liste ili uhvatiš sliku nekog nacrta. Kada jednom napraviš belešku, imaš pristup istoj sa bilo kog svog uređaja i nema brige da će se nešto zagubiti jer sve je online. Osim što ćeš lako pronaći sve što si sačuvala, takođe sve to možeš podeliti sa svojim prijateljima, kolegama ili sa kim god želiš.

Trello aplikacija (meni lično jako draga jer mi iz ŽPK-a radimo u njoj) najviše je kreirana za timske zadatke, ali možeš je koristiti i za personalne. U Trellu možeš da dodeliš zadatke svom timu, dobijaš obaveštenja o izmenama i rokovima, i što je najbolja stvar, sve se nalazi na jednom mestu, s tim što svoje zadatke možeš rasporediti po različitim Board-ovima kako bi bili što pregledniji.

EasilyDo može biti tvoj virtuelni lični asistent u poslovnom i u privatnom planu. On će čuvati tvoje kontakte, podsećati na nepročitane mail-ove ili zakazane sastanke i tako ti uštedeti dosta vremena.

Any.Do takođe možeš da instaliraš na svim svojim uređajima i u svakom trenutku imaš uvid u svoje “to do” liste, sastanke, beleške, podsetnike itd.

“There are amazing apps out there that do a great job of hellping you plan, sort, list and remember every part of your life”

5. Podeli veliki zadatak na više manjih

Ponekad naši dnevni zadaci mogu biti mali i ispunjivi u roku od par sati. Međutim, dešavaće se da će biti i onih zadataka / projekata koji će biti izuzetno veliki i zahtevaće više vremena. U takvim sitaucijama najbolje je da taj veliki zadatak podeliš na više malih, lakše ostvarivih.

Recimo ako imaš rok od 3 dana da napišeš post, umesto da ostaviš sve za poslednji dan, prvi dan posveti smišljanju teme i istraživanju, drugi dan posveti pisanju, a treći dan ostavi za pravljenje slika i finalne sitnice.

Na taj način, imaćeš dodatnog vremena da završiš još nešto pored a tvoj post, koji ti možda oduzima previše vremena danas jer nisi dovoljno skoncentrisana, neće ispaštati na kvalitetu.

6. Pronađi deo dana kada si najproduktivnija

Iako je možda prvi savet trebalo da bude da ustaješ rano, jer tako možeš bolje da iskoristiš dan, ipak smo svi mi različiti i da treba da organizujemo dan onako kako nama najviše odgovara.

Naravno, treba da pokušaš da se navikneš na budeš ranoranilac, ali ako ti je to mučenje, ne treba da siliš sebe. Pronađi deo dana kada si najproduktivnija. Neki od nas najbolje rade ujutru, neki kada dodju sa ručka, neki uveče.

Kada otkriješ period dana kada si najefektivnija, fokusiraj se da u tom periodu obavljaš najvažnije i najzahtevnije obaveze. Prvo, oduzeće ti manje energije i vremena. Drugo, nije strašno ako manje bitne stvari obavljaš sa smanjenom koncentracijom, one su lakše i nije potrebna puna pažnja da ih završiš.

Razmišljaj ovako – bolje da svoj pun kapacitet iskoristiš na neku obavezu vezanu za posao nego npr. za sređivanje sobe ili odlazak u nabavku, ali je neophodno da upoznaš sebe i svoj ritam.

7. Reši se svega što ti odvlači pažnju

Najveća zavisnost modernog doba su društvene mreže. Desilo ti se, kao i svima nama, da udjes na Facebook ili Instagram i posle 45min uhvatiš sebe kako listas fotke na profilu dečka komšinice tvoje tetke ili na Pinterestu tražiš ideje za novu frizuru. Žene smo. Sve to je normalno.

Potrudi se da ograničiš svoje vreme na društvenim mrežama. Njima posveti period dana kada si manje produktivna. I (ako je ikako moguće) ograniči to vreme.

Recimo daj sebi pola sata svako jutro da prodješ kroz društvena dešavanja i jos pola sata oko ručka i još pola sata pred spavanje ili kako god ti je volja. Nemoj da prekidaš ono što radiš da bi proverila šta ima na news feed-u.

Obavezno isključi notifikacije kada radiš. Mi žene volimo da se hvalimo kako nam je multitasking prirodno urođen, međutim multitasking nije uvek najbolje rešenje.

Ako radiš na nekom važnom zadatku, a u isto vreme odgovaraš na poruke ili mail-ove, tvoja koncentracija je rasparčana i nijednu od te dve stvari ne radiš kako treba.

Fokusiraj se na tvoje zadatke i njima posveti 100% svoje pažnje. Nakon toga imaćeš dovoljno vremena da pohvataš sva dešavanja koja si propustila i poruke koje si dobila.

Izačunaj koliko ti vremena isčezne dok podigneš, otključaš i spustiš telefon 50 puta. Puno, zar ne? 😉

Naravno, ništa ne događa preko noći, pa tako ni usvajanje navika koje život čine organizovanim. Ako želiš rezultate, ove radnje se moraju ponavljati iznova i iznova, svaki dan (bez opravdanja za rođendane, loše vreme, dane kada nemamo volje) dok ne postanu navike.

Znam, dosadno je. Ali je svakako bolje od haosa koji nastaje kada nema dobre organizacije.

Na koji način ti opstaješ u haosu zadataka i obaveza?

Ne zaboravi da svoj odgovor podeliš sa nama, a mi se ubrzo čitamo u novom postu. 🙂

BLOGGING

50 Fashion blog post ideja za tvoj blog

BIZNIS

Da li si rođena da budeš preduzetnica?

ORGANIZACIJA

Kako organizovati poslovne obaveze u Trello-u? 

Prijavi se na našu mailing listu

Ne propusti najnoviji post! Prijavi se na našu mailing listu i budi u toku najnovijih dešavanja.

Sjajno! Neophodno je još samo da potvrdiš prijavu (očekuj je u inboxu) i zvanično si deo ŽPK mail tima :)

Pin It on Pinterest

Share This