Najbolji način da koristiš planer kako bi povećala svoju produktivnost

Sep 04, 2017 |

Septembar napreduje sigurnim koracima, sezona odmora je za većinu nas gotova i vreme je da se ponovo vratimo u staru rutinu ili započnemo neke nove projekte. Mnogima od nas je ostala navika još od školskih dana da je ovo idealno vreme za nove početke i planiranje…

Ukoliko želiš da budeš gospodar svog vremena vreme je da zaboraviš na izgovore tipa počinjem u ponedeljak, ili čekam početak meseca ili početak godine. Najbolje vreme da organizuješ svoje vreme je – sada, a najbolji način da to i uradiš je da nabaviš planeri.

U eri tehnologije i gomili mobilnih aplikacija i online rešenja za bolju organizaciju, papirni planneri i dalje nisu izgubili svoju ulogu.

Ako si ljubitelj istih, onda je ovo post za tebe jer ćemo pričati o prelepim planerima koji ne gube na svojoj popularnosti. Bez obzira da li si iz Srbije, Hrvatske, Crne Gore ili Bosne – kreativni klasični planneri se mogu naći bilo gde uz samo malo pretrage.

najbolji nacin da koristis planer kako bi povecala svoju produktivnost- ženski poslovni kutak
Nismo svi ludi za kuckanjem po tastaturi i tu nema ništa lose. Ukoliko spadaš u klub ljubitelja papira i olovke – dobro nam došla smile

Ukoliko sebe smatraš osobom koja ne može da se seti nečega što prethodno nije stavila na papir, planer je nešto što tvoj život može značajno olakšati. Bilo da si nova u svetu planera ili onaj koji ti imaš ne funkcioniše onako kako bi ti želela ovaj post je pravo mesto za tebe smile

U planer možeš da upisuješ sve, ali apsolutno sve. Od lista za nabavku, važnih datuma, podsetnika, važnih sastanaka, dnevnih zadataka koje često zaboraviš, ideja koje ti padnu na pamet, recepata za obroke pa sve do nedeljnih, mesečnih i godišnjih ciljeva.

Najbitnija stvar je da sve ono što zapišeš ne moraš više da pamtiš, tvoj prijatelj planer to radi za tebe. 😉

Dakle, prva stvar koju treba da uradiš je da častiš sebe jedim planerom. Naravno i ovde imaš mogućnost izbora. Planer možeš napraviti sama, možeš download-ovati neki od mnogobrojnih sa interneta ili možeš kupiti već gotov.

Ukoliko se odlučiš za treću opciju mi pristrasno preporučujemo planere < Uređeni Haos koji su jednostavno must have kod nas u ŽPK timu. 🙂 Na slikama ispod nalaze se upravo Uređeni Haos planeri.

Namecheap.com

#Kvalitet

Jako je bitno da obratiš pažnju na kvalitet papira i poveza. Ramisli samo koliko ćeš ga puta otvoriti i zatvoriti, izvaditi iz torbe, itd.

Naravno ne mora da znači da su jeftinije opcije uvek i manje kvalitetne i obrnuto. Potrebno je samo da pronađeš najbolji odnos cene i kvaliteta.

Veruj mi ne treba ti planer koji će se posle nekog vremena raspasti i izgledati kao glavica kupusa. undecided

#Budi dosledna

Pre nego što uđemo u priču o samom popunjavanju planera, ono čega moraš biti svesna je da je doslednost ključ dobrog planera.

Dakle nije dovoljno da popuniš prvih par strana i odustaneš ili da ga pupunjavaš samo kada se setiš da treba.

Ovo je greška koju ljudi najčešće prave kada su planeri u pitanju. Ako ga konstantno ne updatujes planer ti neće biti ni od kakve koristi i možeš odmah da ga pokloniš nekom ili staviš u fioku.

Moj savet je da ga uvek držiš negde na dohvat ruke kako bi odmah mogla da zapišeš neku novu obavezu ili da se podsetiš onoga što te čeka.

najbolji način da koristiš planer kako bi povećala svoju produktivnost-uređeni haos planeri

#Napravi svoj sistem

Svi mi imamo različite obaveze i prioritete. Način na koji jedna studentkinja popunjava planer razlikovaće se on načina na koji to radi jedna blogerka ili preduzetnica.

Zbog toga je potrebno da razmisliš koje su tvoje obaveze, šta to želiš da planiraš, šta je za tebe bitno, a šta ne. Na osnovu toga kreiraj sistem koji će za tebe biti najproduktivniji. Ukoliko primetiš da tvoj planer i ti ne funkcionišete baš najbolje, promeni pristup.

Počni od toga da li želiš da u svoj planer ispisuješ random stvari koje treba da obaviš i mesta na kojima treba da se pojaviš ili možda želiš jasniji vizuelni prikaz svojih dnevnih i nedeljnih obaveza.

Da li je za tebe bolje da napraviš sistem boja tzv. color-coding ili možda da napraviš neku legendu sa oznakama koja će ti pomoći da obaveze rasporediš po prioritetima. Što bolji raspored napraviš to će biti manje šanse da zaboraviš neki od svojih zadataka.

Ukoliko kupuješ već gotov planer, nije dovoljno da ti se sviđaju korice. Obavezno pogledaj unutrašnju strukturu ili tzv. layout. Nedeljni rasporedi mogu biti postavljeni horizontalno, vertikalno ili podeljenji na sate. Izaberi onaj koji najviše odgovara tvojim dnevnim zadacima.

Najbolje bi bilo da testiraš više različitih sistema i na kraju usvojiš onaj koji ti najviše odgovara.

najbolji nacin da koristis planer- uredjeni haos planeri

#Postavi prioritete

Već smo u više navrata pričali o tome koliko je zapravo važno da umeš da odrediš svoje prioritete.

Ono što je dobro kada koristiš planer je što imaš punu slobodu da napraviš sistem prioriteta koji tebi najviše odgovara. Neke stvari možeš upisati redom u svoj planer gde će se na vrhu nači najvažnije, a na dnu najmanje važne. Međutim u najvećem broju slučajeva svoje zadatke upisivaćeš u planer kada za njih saznaš.

Naravno, uvek imaš na raspolaganju opciju da koristiš grafitnu olovku i svaki put brišeš i preorganizuješ zadatke, ali da se ne lažemo, to je maltretiranje i gubljenje vremena. Ove muke ćeš se rešiti ako napraviš sistem ili legentu gde ćeš pored svakog zadatka imati oznaku koja ukazuje koliko je taj zadatak bitan za tebe.

Možeš se odlučiti za A1, A2, A3 sistem gde ćeš najvažnije obaveze označiti sa A1, manje važne sa A2 i najmanje važne sa A3. Takođe možeš koristiti A,B,C metodu. Ukoliko zamislimo da su moje današnje obaveze ove:

  • završiti post do ponedeljka (veoma važno)
  • odgovoriti na mailove (veoma važno)
  • zakazati frizera (manje važno)
  • kupiti bratu poklon za rođendan (važno)
  • dogovoriti kafu sa drugaricom (manje važno)

U planeru oni će biti obeleženi na ovaj način:

  • A1 završiti post do ponedeljka (veoma važno)
  • A1 odgovoriti na mailove (veoma važno)
  • A3 zakazati frizera (manje važno)
  • A2 kupiti bratu poklon za rođendan (važno)
  • A3 odabrati restoran za nedeljni ručak (manje važno)

Možeš koristiti različite simbole kao sto su zvezdice, srcići ili cvetići Ili ukoliko si više vizuelni tip možeš koristiti različite boje. Crvenom možeš obeležiti najbitnije obaveze, plavom manje bitne i recimo zelenom najmanje bitne.

To ne moraju biti samo tri boje ili oznake, ali potrudi se da ih ne bude više od pet, jer previše oznaka može postići kontraefekat.

najbolji način da koristiš planer kako bi povećala svoju kreativnost- uređeni haos planeri1

#Color-coding

Color code predstavlja sistem prikazivana informacija tako što se koriste različite boje. Već smo gore pomenuli da možeš koristiti različite boje kako bi obeležila različite zadatke u zavisnosti od važnosti.

Međutim različite boje možeš koristiti i da podeliš zadatke po kategorijama. Na ovaj način već na prvi pogled znaš koji zadatak pripada kojoj kategoriji.

Obaveze možeš razgraničiti tako što ćeš se odlučiti za olovke različitih boja. Međutim imaj na umu da puno olovki oduzima dosta vremena i mogučnost da pogrešiš boju pa će prepravljanje biti dosta iritantno

Ukoliko nisi rasoložena da budeš odrasla osoba koja sa sobom vuče gomilu različitih olovki markeri ti mogu biti od pomoći.

Jednostavno ispiseš sve svoje obaveze jednom bojom i naknadno ih označiš markerima različitih boja.

Ukoliko ni olovke različitih boja ni markeri nisu najblje rešenje za tebe, alternativna opcija su stikeri različitih boja.

U ovom slučaju ne postoji dobar ili loš način obeležavanja. Tu je samo onaj koji za tebe funkcioniše i onaj koji ne funkcioniše. Najvažnije je da razmisliš koje to kategorije želiš da označiš. Da li ćeš razdvojiti privatne obaveze od poslovnih, vreme za posao, vreme za hobi i vreme za zabavu, sasvim je na tebi.

Ukoliko si blogerka evo nekih ideja koje kategorije možeš obeležiti različitim bojama:

  • za sve društvene mreže koje koristiš
  • tvoji postovi
  • gostujući postovi
  • slike

Takođe ukoliko radis freelance možeš te obaveze obeležiti drugom bojom u odnosu na redovne poslovne obaveze. Dakle možeš biti i preciznija. Društvene mreže su široka tema, odaberi jednu boju za Facebook drugu za Instagram treću za Pinterest kako bi lakše mogla da pratiš na čemu tačno radiš.

Ukoliko si vlasnica nekog privatnog biznisa neke od ideja:

  • unapređenje proizvoda
  • knjigovođa
  • marketing
  • sastanci

Ukoliko si studentkinja različite boje možeš odabrati za:

  • svaki predmet
  • vanastavne aktivnosti
  • društvena dešavanja

Ukoliko si mama možeš koristiti različite boje za

  • svakog člana porodice
  • posao
  • obaveze u kući
  • pripremanje obroka

Moja preporuka je da se ograničiš na tri do pet boja, jer poenta je da se organizujemo, a ne da napravimo još veću pometnju.
Najbolje bi bilo da u početku legendu koja boja predstavlja svaku kategoriju staviš negde na početku planera dok ne naučiš napamet.

Planeri treba najpre da budu funkcionalni, tek onda lepi. Daleko od toga da ne treba da ukrasiš svoj planer, ali imaj na umu da su boje tu kako bi ti pomogle da se bolje organizuješ, a ne da te zbunjuju.

#Ostavi prostora za izmene

Naravno da se stvari menjaju, planovi se pomeraju, da nešto više nije važno koliko je bilo juče. U tom slučaju možeš pored svake obaveze da ostaviš malo prostora kako bi eventualno ubacila neke izmene. Da sebe ne bi dovela u situaciju da šiziš zbog gomile preškrabanih zadataka, možeš da nabaviš izbeljivač i prekriješ stare zadatke novima.

#Kada je najbolje vreme za popunjavanje planera?

U zavisnosti od svojih obaveza najbolje je da odabereš jedan dan u nedelji kada ćeš sređivati obaveze u svom planeru. Moj savet je da to bude nedelja popodne. Na taj način ćeš u novu nedelju ući potpuno organizovana.

Međutim ukoliko želiš da tvoj planer zaista služi svrsi potrudi se da svaki put kada ti nešto padne na pamet odmah to i ubeležiš. Kako bi mogla ovo da postigneš potrudi se da ti planer uvek bude na dohvat ruke i na nekom vidnom mestu.

Proveravaj svoj planer često. Svakodnevno. Kako ne bi dovela sebe u situaciju da zaboraviš ono što si zapisala, moraš svakodnevno proveravati koji zadaci te čekaju. Sasvim je svejedno da li ćeš to činiti svakog jutra ili možda veče pre.

#Budi realna

Kada kažem budi realna to znači da treba staneš i razmisliš koje su to tvoje mogućnosti. Da li zaista možeš da završiš svih 15 obaveza koje si sebi zakazala za ponedeljak ili ćeš dočekati veče isfrustrirana što ništa nije išlo po planu?

Izračunaj koliko ti vremena treba za određenu obavezu. Ukoliko ti treba recimo 2h da završiš post na ta dva sata dodaj 15 minuta preko kako bi uvek imala malo dodatnog vremena ukoliko se desi nešto nepredviđeno.

#Čekiraj obavljene zadatke

Složićeš se da ne postoji bolji osećaj od onog kada znamo da smo nešto završili. Koji sistem za čekiranje obavljenih zadataka ćeš odabrati sasvim je na tebi. Možeš ih štiklirati, precrtati, staviti pored plusiće ili krstiće…imaš svu slobodu ovog sveta da budeš kreativna. Na ovaj način znaćeš u svakom trenutku dokle si stigla i šta još to treba da obaviš.

Ne postoji univerzalni način za popunjavanje planera. Ono što odgovara meni, možda ne odgovara tebi. Možda tebi ne odgovara da svoj planer popunjavaš nedeljom, više ti odgovara neki drugi dan. To je sasvim ok. Možda ti više voliš da planiraš na duge staze pa ti treba isplaniran čitav mesec, naravno da je i to ok.

Blog - Share - Connect - Ženski poslovni kutak

Koji god sistem da odabereš najbitnija stavar je da on tebi odgovara i da ti pomaže da se nosiš sa dnevnim obavezama.
Podeli sa nama u komentarima kako ti popunjavaš svoj planer. 🙂

Nevena Čkonjević

Avanturista i pozitivac. Diplomirani politikolog, trenutno menadžer u jednoj firmi. U priču sa online marketingom i bloggingom uplovila totalno slučajno i zaljubila se. Obožava sve što je vezano za organizaciju i pametno korišćenje vremena, od online i mobilnih aplikacija do kreativnih offline rešenja, kako bi mogla da ima vremena za sebe i svoje prijatelje. U slobodno vreme guru dobrog provoda, ponosna vlasnica 185cm, minus 2 dioptrije i dugih noktiju. :)

Pogledaj sve postove ovog autora
  • Marina

    Odlican post… dosta korisnih informacija!

    • Nevena Čkonjević

      Hvala Marina, drago mi je da ti je post bio od koristi. 🙂