ORGANIZACIJA

Najčešće greške koje pravimo u organizaciji našeg vremena

Ženski Poslovni Kutak- Nevena

Nevena Čkonjević, Politikolog & Marketar, Srbija

19. Jul 2017.

Dobra organizacija je veština koja se uči i koja ti omogućava da efektivno koristiš svoje vreme. Ona je podjednako važna kako za tvoj privatni tako i za tvoj profesionalni život.

Dok je nekim ljudima organizacija skoro urođena i nemaju poteškoća da rade na više različitih projekata i da bez problema balansiraju između privatnih i poslovnih obaveza, drugima treba malo više truda i vremena.

Kao što smo ranije spominjale postoje mnogi načini da se organizuješ, od upotreba raznih aplikacija, do pravljenja to do lista.

Međutim, ukoliko ti sama ne shvatiš zbog čega je dobra organizacija bitna za tebe i ukoliko nemaš motivaciju da je savladaš, ništa od ovih stvari ti neće pomoći.

Ko radi taj i greši, a iz grešaka se najbolje uči. Ono što je potrebno je da te greške uočiš u svom ponašanju i radiš na tome da ih ispraviš.

Mi smo naveli neke od grešaka i najbolje načine da ih prevaziđeš ukoliko se pronađeš u nekima od njih.

najčešće greške koje pravimo u organizaciji našeg vremena-ženski poslovni kutak

Organizacija: Najčešće greške koje pravimo u organizaciji našeg vremena

Ukoliko si nam se tek priružila ne zaboravi da istražiš više o organizaciji ovde.

Ne praviš to do liste

Da li ti se desi da imaš onaj čudan osecaj da misliš da si nešto zaboravila da uradiš, ali ne možeš da se setiš šta? Ako je tvoj odgovor “da” znači da nemaš to do listu (ili ako je imaš znači da je ne koristiš na pravi način).

To do liste imaju dvostruki cilj. Najpre, one nas pripremaju za sve ono što treba da obavimo i drugo, one nam služe kao podsetnik da ne bismo zaboravili svoje obaveze.

Prilikom pravljenja to do liste, potrebno je da svoje zadatke preciziraš tako da to budu zadaci koje zaista možeš da izvršiš. Dakle da veliki zadatak podeliš na više manjih, lakše ostvarivih.

Tek kada ti završavanje obaveza sa to do liste pređe u naviku, uvidečeš koliko su one zapravo korisne. Sve dok nemaš kontinuitet u čekiranju to do liste ona za tebe neće imati neku preteranu korist.

Ne postavljaš sebi prioritete

To do lista može biti tvoj najbolji prijatelj kada je time managment u pitanju. Međutim, nije dovoljno samo da zapisuješ stvari koje treba da obaviš.

Da bi tvoja to do lista bila efektivna potrebno je da prioritizuješ svoje zadatke. Na kraju dana nije svejedno da li si čekirala kupovinu namirnica ili je završen bitan projekat na poslu.

Postoje mnogi načini da to uradiš. Možeš koristiti različite boje gde crvenom bojom možeš obeležiti najbitnije zadatke, žutom manje bitne i zelenom najmanje bitne. Ili možeš koristiti ABC metodu gde ces pored najbitnijih zadataka staviti slovo A, a najmanje bitnih slovo C.

Zbog čega je ovo važno? Zbog toga što ako samo skačeš sa zadatka na zadatak, i završavaš samo stvari koje su u tom trenutku lakše, može se desiti da ne stigneš da završiš najbitnije obaveze.

Dovodiš sebe u situaciju da na kraju dana imaš gomilu obavljenih malih zadataka koji nisu iziskivali puno vremena, a ono što je bilo bitnije si odložila.

“Organizacija vremena ili time managment predstavlja skup principa, praksi, alata, veština i sistema koji vam pomažu da iskoristite svoje vreme na najbolji mogući način kako biste postigli ono što želite.”

Ne postavljaš sebi lične ciljeve

Da li znaš gde želiš da budeš za 6 meseci? Ili sledeće godine? Ili gde vidiš sebe za 5 godina? Ako je tvoj odgovor ne, vreme je da postaviš sebi neke lične ciljeve.

Postavljanje ciljeva ti omogućava da bolje organizuješ svoje vreme jer ti daje viziju i destinaciju kojoj treba da težiš.

Ako znaš u kom pravcu treba da ideš mnogo će ti lakše biti da sebi odrediš prioritete. Možeš jasno da razgraničiš šta je bitno, a šta te samo ometa u dostizanju cilja.

Uspešni ljudi uvek odlučno znaju čemu teže. Ako imamo određeni cilj imaćemo i strast i motivaciju koji će nas voditi ka njegovom ostvarenju.

Ne uspevaš da odoliš ometanjima

Nije retka situacija da počnemo nešto da radimo, a onda stigne novi mail ili neka poruka na koju odmah krenemo da odgovaramo. Pola sata nakon toga zateknemo sebe kako i dalje ogovaramo na poruke, a posao čeka.

Ukoliko želiš da imaš kontrolu nad svojim obavezama i svojim radnim danom, neophodno je da stvari koje ti odvlače pažnju svedeš na minimum.

Dok radiš nešto bitno potrudi se da isključiš notifikacije kao i zvono na telefonu i fokusiraš se samo na trenutni zadatak. Možeš na primer da podesiš da ti notifikacije stižu na svakih sat vremena ili u nekom određenom delu dana.

Ako svu svoju koncentraciju usmeriš na jednu stvar taj zadatak će biti mnogo kvalitetnije obavljen, drugo biće obavljen za mnogo kraći vremenski period. Nakon toga, daj sebi par minuta oduška i to vreme iskoristi za društvene mreže i poruke.

Neuredan radni prostor takođe može ometati tvoju pažnju. Gomile papira, razbacane fascikle i olovke svuda po stolu, verovala ili ne, utiču na tvoju koncentraciju.

Moj savet je da svakoga dana pre nego što započneš bilo kakav posao najpre izdvojiš par minuta i staviš sve stvari na svoje mesto.

Preuzimaš previše obaveza na sebe

Ovu grešku najčešće prave dve vrste osoba. Prve su one koje ne umeju da kažu “ne” drugim ljudima. Kada te neko zamoli da uradiš nešto za njega sasvim je u redu da tu osobu odbiješ. To te ne čini lošom osobom ili lošim kolegom. Jednostavno ti znaš da ceniš svoje vreme i ljudi to treba da poštuju. Svaki put kada kažeš da, a nisi zaista u mogučnosti to da obaviš dovodiš sebe u problem.

Drugi tip su osobe koje rade sve same jer nemaju poverenja u druge da će taj posao obaviti dovojno dobro kao i oni. Zbog toga zatrpavaju sebe velikom količinom obaveza, i dovode sebe do nemogućnosti da ih valjano obave.

U oba slučaja, previše obaveza, dovodi do aljkavog izvrašavanja zadataka i lošeg korišćenja vremena.

Namecheap.com

Multitasking

Multitasking je jako popularan među nama ženama. Mi volimo da se hvalimo kako uspešno obavljamo više stvari u isto vreme. Mnoge od nas čitaju i odgovaraju na mailove, dok u isto vreme pričaju telefonom i razmišljaju šta im sve treba od namirnica za večeru. I mislimo da smo pri tom jako efikasne.

Međutim istina je da nam obavljanje nekoliko stvari u isto vreme oduzima više vremena nego kada bismo završavale jedan po jedan zadatak. Najveći problem kod multitaskinga je to što sve zadatke obavljaš trljavo.

Mailovi koje kucaš dok pričaš su verovatno puni grešaka, a ljudi sa kojima pričaš sigurno u nekim trenucima osećaju nedostatak koncentracije.

Dakle pravo rešenje je da zaboraviš multitasking i posvetiš se jednom po jednom zadatku. Trebaće ti manje vremena da sve završiš i sve će biti kvalitetnije odrađeno.

Ne praviš pauze dok radiš

Svi smo bar jednom u životu imali rok koji treba da stignemo, a vreme ističe brzinom svetlosti. Ima i onih koji uživaju u svom poslu pa ponekad izgube osećaj za vreme.

U svakom slučaju lepo je ako misliš da si superžena koja može da radi 8 ili više sati bez pauze. Međutim jednostavno je nemoguće da neko radi kvalitetno tako dugo u kontinuitetu. Mozak zahteva pauzu i mogućnost da se odmori i resetuje.

Ne gledaj na pauze kao na gubljenje vremena već na kvalitetno vreme koje će ti obezbediti bolju koncentraciju i kreativnije razmišljanje.

Ukoliko nemaš naviku da napraviš pauzu podesi svoj alarm da te podseća. Potrudi se da napraviš pauzu od 5 minuta bar na svakih sat vremena. Prošetaj, pojedi neku voćku ili uzmi kafu, radi jogu, meditiraj, na tebi je. 🙂

Pogrešno procenjuješ koliko će ti vremena oduzeti neki zadatak

Studenti su možda najbolji primer za ove vrste grešaka, kada ambiciozno isplaniraju da pređu knjigu od par stotina strana za dva dana.

Međutim nisu oni jednini koji se preračunaju. Svima nam se desilo da mislimo da ćemo završiti nešto za 10 minuta, a na kraju to bude najmanje sat vremena.

Nije strašno kada se ovo desi jednom ili dva puta, problem je kada svakodnevno podceniš zadatak, a preceniš svoje sposobnosti da ga završiš.

Upravo da ne bi dolazilo do ovakvih grešaka, najbolji način je da kada praviš raspored dupliraš vreme koje misliš da ti je potrebno za određeni zadatak.

Kada na primer imaš da obaviš nešto što misliš da će ti oduzeti pola sata, slobodno markiraj u kalendaru ceo sat. Na ovaj način izbeći ćeš stres koji se desi svaki put kada vidiš da si probila termin.

Ukoliko završiš pre isteka procenjenog vremena možeš taj period da iskoristiš za odmor i traženje ideja na Pinterest-u.

Svako jutro pre nego što kreneš sa obavezama izdvoj desetak minuta svog vremena da isplaniraš taj dan. Tih 10 min “izgubljenih” na planiranje će ti uštedeti čitav sat u obavljanju zadataka.

Naravno niko ne može da isplanira svaki minut, tako da slobodno ostavi sebi lufta i za nepredviđene stvari.

Ne planiraš unapred

Ok, do sad već i vrapci na grani znaju da nema dobre organizacije bez dobro isplanirane radne nedelje. Ali šta je sa vikendima i slobodnim danima?

Sada ti verovatno prolazi kroz glavu da mi nismo mašine i da svoj slobodan dan želiš da iskoristiš tako što ćeš mozak staviti na “off” i nećeš raditi apsolutno ništa.

Međutim ako ne isplaniraš svoj vikend dovodiš sebe u situaciju da trošiš svoje slobodno vreme na razmišljanje o tome šta bi mogla da radiš. Većina ljudi se vikendom probudi kasnije, a onda razmišlja o tome šta bi mogli da jedu i gde bi mogli da idu. I dok se okreneš oko sebe vikend je prošao.

Da ne bi bilo ovog praznog hoda moj predlog je da isplaniraš tri do pet aktivnosti koje želiš da radiš za vikend ili svoj slobodni dan. Naravno nemoguće je isplanirati svaki minut, ali sasvim je dovoljno da odrediš sebi neke stvari koje želiš da radiš kada ništa ne radiš.

Na primer isplaniraš da ujutru trčiš, popodne obiđeš radnje, a uveče izađeš sa prijateljima. Na ovaj način ispunićeš svoje slobodno vreme nekim produktivnim aktivnostima i osećaćeš se ispunjenije.

Toliko za danas. 🙂 I ne brini ako si se pronašla u više primera. Organizacija i jeste nešto na čemu treba da se radi. Mi smo ti samo dale predloge odakle bi mogla da počneš da radiš na tome. 🙂

Ako imaš neku zanimljivu ideju budi slobodna da nam pišeš u komentarima ili na našoj Facebook stranici. 😉

Prijavi se na našu mailing listu

Ne propusti najnoviji post! Prijavi se na našu mailing listu i budi u toku najnovijih dešavanja.

Sjajno! Neophodno je još samo da potvrdiš prijavu (očekuj je u inboxu) i zvanično si deo ŽPK mail tima :)