ORGANIZACIJA

Top 10 aplikacija koje će ti pomoći da se organizuješ

Nevena Čkonjević, Politikolog & Marketar

13 Mart 2017

Moderno doba i savremena tehnologija doneli su nam razne inovacije. One koje su nam pre nešto više od decenije bile nezamislive danas su postale svakodnevnica. Pored svih prednosti koje su nam pružile, nažalost, donele su i nešto loše sa sobom.

Da li je i tebi prva stvar koju dohvatiš ujutru mobilni telefon? Da li možeš da zamislš jutro bez listanja news feed-a na Facebook-u, radni dan bez mobilnog telefona ili radnu nedelju bez laptopa? Teško da ijedna od nas može da odgovori sa ne na ova pitanja!

Sa druge strane, toliko je filmova koje treba pogledati, događaja koje treba posetiti, mesta koje treba videti, novih veština koje treba naučiti… Postoji samo jedna mala začkoljica – dan ima samo 24h…

6 koraka do savrsenog naziva tvog bloga - Zenski Poslovni Kutak

0rganizacija: Top 10 aplikacija koje će ti pomoći da se organizuješ

Ukoliko si nam se tek priružila ne zaboravi da istražiš više o organizaciji ovde.

Izreka “Vreme je novac” je definitivno dobila svoje pravo značenje u 21. veku. Vreme je jedna od retkih stvari koja se ne može kupiti novcem, ali zato sa malo novca možemo da kupimo (a često ih možemo naći i besplatno) alatke koje će nam pomoći da to malo vremena što imamo iskoristimo na najbolji mogući način.

U moru poslovnih i privatnih obaveza koje imamo neretko se može desiti da upadnemo u začarani krug “kuća-posao”. Međutim, uz malu pomoć upravo onih alatkica zvanih mobilne aplikacije, koje su za to napravljene, možemo sve svoje obaveze završiti u datom roku i obezbediti dovoljno slobodnog vremena za ono što je najvažnije – nas same.

Kompanije svakodnevno izbacuju aplikacije za takozvani time managment. Ako smo već prihvatili sve ostalo što su nam moderne tehnologije donele, zašto ne bismo i male pomoćnike koji su napravljeni da nam život učine lakšim.

Verovatno za neke od ovih 10 aplikacija nisi ni čula, ali ćeš se sigurno iznenaditi kada vidiš koliko ti mogu olakšati svakodnevnu borbu sa organizacijom.

1. Rescue time

Da li ti se desilo da dočekaš kraj dana, a nemaš predstavu na šta si potrošila svoje vreme? Verujem da se svakome od nas dešava da uđe na društvene mreže i zadrži se mnogo duže od planiranog. Ali, koliko je to “duže”? Može li se izmeriti? Uz RescueTime može.

Ova aplikacija ti pomaže da imaš jasan uvid u svoje dnevne navike. RescueTime će izračunati koliko tačno vremena provodiš na nekoj stranici, koliko na mail-ovima, koliko na društvenim mrežama. Dakle, na kraju dana imaćeš kompletan uvid u to na šta tačno trošiš svoje vreme.

Shodno tome, moći ćeš da se reorganizuješ. Aplikacija će te obavestiti kada ti sama nisi svesna da si već 40min na Pinterestu i treba preći na obavljanje nekog posla, učenje, raspremanje, odnosno na obaveze.

Takođe, imaš mogućnost da na određeni vremenski period blokiraš sve sajtove koji ometaju tvoju pažnju. Tako možeš svu svoju energiju da usmeriš na ono što je bitno.

Zahvaljujući opcijama koje nudi ova aplikacija isključićeš sve “ometače” koji ti kradu minute i sate, što će ti ostaviti dovoljno vremena (i koncentracije) da brže završiš svoje obaveze. A kao najbolji deo toga, što pre završiš sa planiranim zadacima, više ćeš vremena imati za “uživanje u životu”.

Rescue time je besplatna aplikacija koju možete koristiti na svom računaru, a dostupna je i na android uređajima.

2. DropBox

Izuzetno je nezgodno kad kući radiš na jednom računaru, a na poslu na drugom. Još gore je kad neki dokument moraš da prikažeš na sastanku, a tvoj laptop nije uz tebe.

DropBox je tvoje online mesto na kome možeš sigurno čuvati svoje slike, dokumente, video zapise i druge fajlove koji su ti neophodni. Činjenica da uz pristup ovom nalogu pristupaš svim smeštenim fajlova upravo ovu alatku čini tako dragocenom.

Možda se ušteda vremena ovde i ne vidi, ali ako pomisliš samo na prebacivanje sa laptopa na usb i obrnuto, i da ne pričamo o traganju po torbi za tim istim usb-om, onda svakako da razumeš zašto se ova alatka našla na našoj must have listi. Naravno, takođe je dostupna besplatno i na App Store-u i na Google play-u.

 

3. Universal Password Manager

Naš mozak prima izuzetno veliku količinu informacija svakodnevno. Passwordi su svakako jedna od informacija koju on pokušava da memoriše, ali nekad se čini kao da sigurnost i pamćenje svih tih različitih šifri nisu najbolji prijatelji.

UPM je spas za sve nas koji smo bar jednom (neki i više puta) imali problem da se setimo neke svoje šifre. Ono što ovu apliklaciju čini jedinstvenom jeste činjenica da u nju možeš smestiti sve tvoje šifre, nakon čega će ta aplikacija sve upisane šifre enkriptovati (za nas nepripadnice IT sektora – dodatno zaštititi). Za pristup svim tvojim šiframa biće neophodna samo jedna, master lozinka.

Dakle, sledeći put kada zaboraviš svoju lozinku ne moraš da gubiš vreme čekajući da preuzmeš novu, niti moraš pamtiti sve te šifre koje staviš. Najbolje od svega je što ćeš uštedeti vreme na čekanju mailova za resetovanje šifre i smišljanje (čitaj: pamćenje) nove.

Korisnici Android operativnih sistema mogu skinuti UPM potpuno besplatno, dok će korisnici iOS-a morati da plate 0,99$. Naravno, oni se mogu odlučiti za alternativu iPassword koja je besplatna.

4. Pocket

Bookmark je najbolja stvar za pamćenje svih tih izvanrednih sajtova na koje naletiš. Međutim, ako često surfuješ po netu onda broj tih izvanrednih sajtova prelazi u dvocifren broj i vrlo brzo im se gubi trag među svim sačuvanim sajtovima. Iako su folderi dobri za organizovanje, evo lično moram da kažem da ima sajtova koje bih odmah mogla da stavim u bar tri foldera odjednom. A to je svakako, nemoguće. Dok ne iskopaš Pocket.

Sledeći put kada naletiš na neki zanimljiv članak, video ili link, a nemaš vremena da ga pogledaš, Pocket je tvoj džep koji će sačuvati to za tebe. Radi po principu tagova koji se vežu za svaki link. Tako na primer ako sačuvaš naš današnji post možeš mu dodeliti tagove poput organizacija, ženski poslovni kutak, aplikacije…

Na ovaj način znatno ćeš uštedeti vreme od ponovnog traženja stranice koja ti je potrebna. Sadržaju koji sačuvaš možeš pristupiti sa svog računara, telefona ili tableta i to čak i kada nisi online. Takođe, možeš svojim prijateljima preporučiti sve ono što je tebi privuklo pažnju. Naravno, ovo važi i za korisnike Android i za korisnike iPhone uredjaja. Sjajno, zar ne?

5. Remember the Milk

Ako si nas čitala i prethodni put onda se sećaš da smo pričali o važnosti to do liste. Pretpostavjamo da je upravo ovaj princip aplikacije bio jedan od prvih napravljenih u okviru time management kategorije. Naime, aplikacija će ti pomoći da, ne samo olakšaš pravljenje, nego svoje to do liste uvek nosiš uz sebe. Uz Remember the milk više nikada nećeš zaboraviti ni mleko, a ni neke mnogo važnije stvari. 🙂

Iako se to do liste najviše vezuju za kupovine namirnica, na brz i lak način možeš da dodaš sebi i radni zadatak uključujući i rok do kog treba da se obavi, kao i šta je od svega toga prioritet. Kad jednom podesiš rok (deadline), ova izvanredna apilkacija će te podsetiti bilo putem SMS-a, notifikacije ili e-maila na dan kada rok ističe.

Iako je osnovna ideja potekla iz klasičnog planera, ukoliko nisi osoba koja voli da nosi planer uz sebe, onda svakako moraš imati ovu aplikaciju. Zato brzo na PlayStore ili AppStore i preuzmi je potpuno besplatno.

6. Evernote

Evernote može biti tvoj novi najbolji prijatelj jer je podjednako koristan i za privatne i za poslovne obaveze. Ideja je da imaš mogućnost da uhvatiš beleške za sve svoje ideje. Da li ćeš to uraditi tako što ćeš te ideje uslikati, sačuvati dokument, zapisati ili snimiti svoj glas, na tebi je.

Isto tako lako te beleške kasnije možeš pronaći. Pa tako možeš sačuvati recepte i slike onoga što praviš. Možeš napraviti listu za nabavku, dopunjavati je i naravno podeliti je sa nekim. To znači da ako si recimo, poslala sestru u nabavku više nema potrebe za slanjem poruka ili zivkanjem 50 puta ukoliko si zaboravila neku stavku. Jednostavno je dodaš na svoju listu i ona je automatski vidi u aplikaciji.

Evernote možeš instalirati na svim svojim uređajima i možeš je sinhronizovati sa ostalim aplikacijama. Npr, možeš sinhronizovati Evernote i Remember the milk. Ova aplikacija ima svoju Basic, Plus i Premium veziju i druge dve se plaćaju.

7. 1-3-5 List

Pričali smo o važnosti određivanja prioriteta. Na taj način se vreme kada si najefikasnija koristi za završavanje najvažnijih obaveza.

Uz ovu alatku koja je zasnovana na pravilu 1-3-5 svoje svakodnevne obaveze možeš podeliti na jednu veliku (najvažniju), 3 srednje (manje važne) i 5 malih (najmanje važnih). Dakle, treba sve svoje dnevne obaveze da svedeš na ovih 9 zadataka i to je sve što treba da završiš. Naravno, ostavljena ti je i mogućnost da listu zadataka i prioriteta formiraš onako kako tebi najviše odgovara. Listama možeš da pristupiš sa bilo kog uredjaja i to direktno iz browser-a ne treba da skidaš aplikaciju.

Ideja koja stoji iza ove alatke je veoma jednostavna – previše zadataka pokušavamo da uradimo u jednom danu, što najčešće rezultira minimalnim uspehom. Veća je šansa da isplanirano ispuniš upravo koristeći 1-3-5 princip. Zapamti u jednom danu ne možemo sve da ostvarimo. Zato radna sedmica ne traje samo jedan dan (mada ta ideja i ne zvuči loše).

Na kraju dana ti ostaje samo da pogledaš koliko si od tvojih 9 zadataka ispunila i isplaniraš naredni radni dan.

8. 30/30

Ova aplikacija (free verzija dostupna za Android i za iOS) zasnovana je na jako jednostavnom konceptu. Deli tvoje vreme na celine od 30 minuta. Imaš 30 minuta da obaviš neki zadatak. U tom periodu treba da budeš fokusirana samo na svoj zadatak i da isključiš sve ono što ometa tvoju pažnju. Kada vreme istekne, imaš novih 30 minuta da napraviš pauzu, odmoriš se od obaveze, pročitaš novine, prošetaš ili šta god da ti je volja. Onda ponoviš krug rad-pauza, rad-pauza, rad-pauza.

Sve vreme na ekranu imaš prikaz koliko ti je vremena ostalo do kraja te celine. Koji ćeš zadatak kada obavljati zavisi isključivo od tebe.

Zbog čega ovaj koncept dobro funkcioniše? Zbog toga što te vremensko ograničenje tera da se maksimalno fokusiras na zadatak i samim tim ga brže završiš. Krajnje jednostavno i krajnje efektivno. Probaj!

Naravno 30/30 je samo ideja. Ti svoje vremenske periode možeš definisati i drugim brojkama. Na primer 45 minuta posao, 15 min pauza.

9. Asana

Ukoliko imaš tim ljudi sa kojima radiš, Asana može biti dobar izbor da se međusobno organizujete. Svi članovi tima imaju lak i jednostavan online pristup projektu bez potrebe za dugačkom komunikacijom putem mail-ova i dosadnim čekanjem, što dodatno otežava efikasnost.

Tim ima svoju radnu površinu koja može sadržati različite projekte. U svakom projektu mogu se kreirati zadaci koji mogu biti dodeljeni različitim članovima tima. Takođe, svaki zadatak može sadržati beleške, komentare ili druge dodatke. Ukoliko dođe do nekih promena ili kada se neki zadatak izvrši, svaki član tima dobija obaveštenje u inbox tako da ništa ne propušta.

Asanu možeš imati kako na svom računaru tako i na Andorid i iPhone uredjajima. Ima svoju Basic verziju koja je besplatna i Premium verziju koja se naplaćuje u zavisnosti od broja članova tima koji je koriste.

10. Any.do

Jos jedna u nizu alatkica koje ti mogu olakšati svakodnevnu organizaciju obaveza. Osim što na jednostavan način možeš da je sinhronizueš na svim svojim uređajima, takođe direktno iz aplikacije imaš mogućnost obavljanja poziva i zakazivanja sastanaka.

Ovo je tvoj virtuelni asistent koji sve tvoje liste, zadatke i podsetnike čuva na jednom mestu. Naravno, uvek možeš da rangiraš svoje obaveze po važnosti i prema vremenskom roku, pa će te tvoj asistent uvek na vreme obavestiti o svemu, kako ti nešto ne bi promaklo. Jednostavana upotreba i lep dizajn čine Any.do must have aplikacijom. Any.do je takođe dostupna kao Basic i kao Premium verzija, pri čemu se Premium verzija plaća jer nudi više prostora za čuvanje podataka, veći izbor tema, podsetnike koji prate lokaciju itd… Takodje je dostupna i na Android i na iPhone uređajima.

Namecheap.com

Nadam se da ti bar neka od ovih opcija zvuči zanimljivo i korisno. Ako imaš nekog svog virtuelnog pomoćnika budi slobodna da to podeliš sa nama u komentarima i prati nas na našoj Facebook stranici za nove korisne savete. 🙂