ORGANIZACIJA

Kako organizovati  poslovne obaveze u Trello-u

Nevena Čkonjević, Politikolog & Marketar, Srbija

26 April 2017

Svakodnevno se susrećemo sa nekim novim čudom tehnologije koje nam olakšava život. Bilo da je to pametan šporet, mašina za veš, nova generacija telefona, laptopa, tableta ili aplikacija, svi oni imaju jednu zajedničku osobinu – da nam pomognu i uštede vreme.

Jedna od takvih alatkica, koja celom ŽPK timu znatno olakšava život je Trello. U postu Top 10 aplikacija koje će ti pomoći da ostaneš organizovana namerno smo ga izostavili, jer zaslužuje posebnu pažnju.

Pitaš se zašto baš Trello i zbog čega je naš izbor pao upravo na njega? Odgovor bi bio zbog jednostavnosti korišćenja, elegantnog pristupa i fleksibilnih karakteristika.

6 koraka do savrsenog naziva tvog bloga - Zenski Poslovni Kutak

Organizacija: Kako organizovati poslovne obavete u Trello-u

Ukoliko si nam se tek priružila ne zaboravi da istražiš više o organizaciji ovde.

Odakle Trello ideja?

Iza Trello ideje stoji tzv. Kanban metoda koju je kompanija Toyota koristila 60-ih godina prošlog veka.

Prevedeno sa japanskog kanban znači tabla. Koristeći table kao alat za organizovanje dolazi do značajnog unapređenja procesa obavljanja zadataka uz istovremeno povećanje kvaliteta i produktivnosti.

Da bi neki zadatak bio obavljen neophodno je proći kroz 3 faze koje mogu biti implementirane u bilo koji projekat. Fokus je na samim fazama i kvalitetu njihovog obavljanja, a ne na rokovima. Za sve nas koji mislimo vizuelno i lakše se snalazimo sa slikama i oznakama u boji nego sa običnim tekstom, Trello je pravi izbor.

Kako koristiti Trello?

Postoji toliko načina da se Trello iskoristi za bolju organizaciju, ali najpopularniji su, svakako,  to do liste, menadžer zadataka i timski projekti.

Da bi pristupila Trello-u, neophodno je da kreiraš nalog i uloguješ se. Trello možeš koristiti bilo preko laptopa (računara) ili nekog od mobilnih uređaja.

Već na samom početku korisnici (uključujući i tebe) dobijaju besplatnu verziju. Samo ukoliko ne planiraš da organizuješ velike projekte i timove, besplatna verzija će se savršeno uklopiti u tvoju dnevnu organizaciju.

Ukoliko ipak želiš da razmotriš i plaćenu verziju dobro je znati da u plaćenoj verziji ova aplikacija nudi mogućnost menjanja pozadine, veću sigurnost podataka, više mesta za ubacivanje podataka, povezanost sa Evernote, Github, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack, Google Drive, Dropbox i drugim alatima.

Kako Trello funkcioniše?

Trello se sastoji od tri osnovne komponente:

Boards (table) – predstavljaju celokupnu sliku, odnosno ceo projekat

Svaki Board podeljen je na različite Lists (liste) – koje predstavljaju uzastopne faze projekta.

Svaka lista sadrži Cards (kartice) – koje predstavljaju najmanje radne jedinice odnosno pojedinačne zadatke ili ideje.

Ova slika je preuzeta sa Digital Inspiration sajta

2. Trello za personalne projekte

Ako nikada nisi imala dodir sa Trello-m verovatno ti sve ovo zvuči kao da pričamo o istraživanju Meseca. 🙂 Da to ne bi bio slučaj, u nastavku sledi slika mog Trello boarda koji koristim za Ženski Poslovni Kutak.

Na slici iznad imamo jedan Board koji je imenovan “To do za ŽPK”, i u njemu imamo 4 liste –

“U pripremi” koja sadrži kartice sa postovima koji su u pripremi,

“Published-Online marketing” koja sadrži kartice sa postovima vezanim za Online marketing,

“Published-Organizacija” koja sadrži postove vezane za organizaciju i

“Social networks” sa karticama za svaku društvenu mrežu.

Naravno, liste mogu menjati svoj redosled u zavistnosti od nekih tvojih prioriteta. Na primer Social Media lista može biti prva, a ne poslednja.

Koje liste će se naći u tvom boardu zavisi isključivo od načina na koji ti želiš da se organizuješ.

Svaka kartica, odnosno svaki pojedinačni zadatak može sadrzati checklist-e, attachment-e, slike, oznake sa bojom, rokove.

Checklists, kako im i samo ime kaže, su liste zadataka koje sama sebi postavljaš. Kada ih obavis, jednostavno ih samo čekiraš.

Oznake sa bojom postoje da bi nam vizuelno bilo lakse da razdvojimo neke stvari. U primeru, zbog bolje preglednosti, svi postovi koji pripadaju sekciji online marketing označeni su zelenom, a postovi za organizaciju označeni su ljubičastom bojom. Takođe, kartice možeš tražiti po boji.

Za svaki zadatak možeš postaviti rok do kada treba da bude obavljen i Trello će ti poslati podsetnik na mail. Kada je neki post završen, ta kartica se prebacuje iz liste “U pripremi” u listu “Published”. Na taj način stalno smo u toku sa tim šta je obavljeno, a šta tek dolazi na red.

Mogućnosti korišćenja Trello-a za lične potrebe su neograničene.

Možeš da ga koristiš kao nedeljni planer u kom ćeš imati listu zadataka za svaki dan posebno.

Na primer, u listi za ponedeljak stavićeš kartice sa svim obavezama koje imaš za taj dan, za utorak isto itd.

Želiš da napraviš nedeljni plan ishrane i obroka? Zašto da ne? Udajes se? Kako bez stresa organizovati venčanje, a da ništa ne zaboraviš? Želiš da napraviš plan putovanja, plan vežbanja, plan spremanja ispita?

Uz malo kreativnosti videćeš koliko je planiranje u Trello-u može da bude zanimljivo.

2.Trello kao timski pomoćnik

Verujem da ti se već mota po glavi neka ideja da napraviš svoju tabelu, ali polako Trello svoj pun sjaj dobija kada su u pitanju timski projekti.

Ako si ikada radila na nekom projektu u koji je uključeno više ljudi, verovatno znaš da je najveći problem komunikacija. Nezaobilazno se nameću pitanja ko je šta završio, bezbrojni mailovi koje ne pročitaju svi na vreme, poruke, pozivi, neki zadaci se obave duplo, neki se i ne obave…uglavnom jedna velika konfuzija.

Najbolji način da tim bude efektivan je da svi članovi tima u svakom trenutku imaju uvid u to šta se dešava na projektu. Kada svi u svakom trenutku znaju šta treba da rade to znaci manje mailova i manje sastanaka, a veću produktivnost. Trello nudi upravo tu mogućnost.

Mi smo naše zadatke organizovale tako da svaka od nas ima listu sa svojim imenom u kojoj se nalaze svi zadaci koje ona treba da obavi. Kada obavi zadatak čekira ga, bez potrebe da sve ostale obaveštava o tome. Olakšavajuće, zar ne?

Namecheap.com

Naziv lista i kartica mora biti jasan, koncizan i možda čak i zabavan.Kada svojoj kartici daješ ime, imaj u vidu da ona mora biti razumljiva svim članovima tima.

Svaka kartica ima mesto namenjeno za komentar, gde ostali članovi tima mogu komentarisati, ostaviti neki savet ili sugestiju. Ukoliko pomeneš člana tima koristeći “@” njemu će automatski stići notifikacija

Timski zadaci mogu biti organizovani tako što će liste biti podeljene na zadatke, a ne na članove tima. U svakoj kartici imaš opciju Add gde možeš da dodaš članove tima zadužene za taj zadatak, označiti bojom zadatke kako bi bili pregledniji, pomoću checkliste možeš dodati podzadatke, postaviti rok do kada mora biti završen ili dodati fajlove.

Da u jednom trenutku tvoja tabla ne bi postala pretrpana zadacima koji su obavljeni jako je bitno je da se s vremena na vreme oni sklone sa table. Može se kreirati posebna lista za obavljene zadatke ili čak posebna tabla kako bismo imali pregled šta je sve obavljeno ili se one jednostavno mogu obrisati. U zavisnosti od količine obaveza najbolje bi bilo da se to radi jednom nedeljno ili na svakih 15 dana.

Ako si tražila mesto na kome će sve tvoje obaveze, zadaci, ideje, misli i članovi tima biti na jednom mestu, Trello je ono što ti treba.

Ukoliko do sada nisi probala ovu aplikaciju, pravac kreiranje boarda, a ukoliko jesi, pisi nam u komentarima kakvi su tvoji utisci 😉

ONLINE MARKETINH

Top 7 zaljubljenih online kampanja koje su nam oduzele dah

BLOGGING

8 fashion tema za tvoju WordPress platformu

ORGANIZACIJA

7 načina kako da ostaneš organizovana

Prijavi se na našu mailing listu

Ne propusti najnoviji post! Prijavi se na našu mailing listu i budi u toku najnovijih dešavanja.

Sjajno! Neophodno je još samo da potvrdiš prijavu (očekuj je u inboxu) i zvanično si deo ŽPK mail tima :)

Pin It on Pinterest

Share This